Communicatie commissie
Samen zorgen voor een bloeiende verbinding!
Wat fijn dat je hebt doorgeklikt en interesse hebt om mee te helpen!
Zoals je in de nieuwsbrief hebt kunnen lezen, willen we een frisse start maken met de communicatie binnen onze vereniging. Een gezellige tuinvereniging bloeit namelijk niet alleen door zon en water, maar ook door goed contact met elkaar.
Wat gaan we doen? We bruisen van de ideeën, maar we kunnen het niet alleen. Op deze pagina vind je hieronder een overzicht van taken en projecten die we graag zouden willen oppakken. Denk aan het vaker versturen van een nieuwsbrief, het opzetten van een handige activiteitenkalender, het verwelkomen van nieuwe leden, of het verbeteren van de website.
Doe mee op een manier die bij jóu past We snappen heel goed dat iedereen een andere agenda heeft. De een heeft zeeën van tijd in de winter, de ander is juist alleen in de zomer op de tuin te vinden. En weer iemand anders wil zich best inzetten, maar niet voor een jarenlange, vaste verplichting.
Daarom zoeken we versterking in drie verschillende ‘smaken’. Er is vast een vorm die bij jou past:
Het vaste commissielid: Je vindt het leuk om structureel mee te denken en mee te werken. Je bent gedurende het jaar betrokken bij de commissie en pakt regelmatig taken op om de boel draaiende te houden.
De projectmatige helper (klus & klaar): Je ziet in de lijst hieronder één specifieke klus die je aanspreekt (bijvoorbeeld: “het ontwerpen van een nieuw welkomstbord”). Je pakt dit project op, voert het uit, en als het klaar is, zit je nergens meer aan vast.
De periodieke helper / seizoenswerker: Je bent beschikbaar in een bepaalde periode (bijvoorbeeld alleen de wintermaanden om de website bij te werken, of juist in de zomer voor foto’s). Of je wilt best twee keer per jaar helpen rondom een evenement (bijvoorbeeld de jaarvergadering), maar verder liever niet.
Kijk rond en meld je aan Neem de lijst met ideeën hieronder eens door. Zit er iets tussen waar jouw vingers van gaan jeuken? Of heb je zelf een talent dat je graag wilt inzetten (schrijven, fotograferen, organiseren, technische kennis)?
Vul dan het formulier onderaan deze pagina in. Geef daarbij gerust aan welk ’type’ lidmaatschap jouw voorkeur heeft. We nemen dan snel contact met je op om te kijken wat mogelijk is.
Neem de tijd om te beslissen, je hebt de hele winter, tot 1 maart kun je inzenden.
Hieronder vindt je alle informatie die je nodig hebt om te beslissen of je lid wilt worden van de communicatie commissie. Heb je je beslissing al genomen? Dan hebben we hier gelijk het contactformulier voor je, die je kunt invullen. De gegevens worden gelijk naar het emailadres van Annemarie, tuin 13 gezonden, zij zal dan deze gegevens delen met het bestuur.
Onze ambitie: Wat we willen oppakken (en waar jouw hulp bij welkom is!)
De Denktank heeft waardevolle aanbevelingen gedaan om de communicatie binnen TV Oostvliet naar een hoger niveau te tillen. Dit is de inspiratie voor de taken en projecten die we als Communicatiecommissie willen oppakken.
Kijk hieronder of er iets tussen zit waar jouw hart sneller van gaat kloppen. Elk van deze punten kan een project zijn voor een ‘projectmatige helper’, een doorlopende taak voor een ‘vast commissielid’, of een klus voor een ‘periodieke helper’!
🌐 Digitale Connectiviteit & Bereikbaarheid
Verhoging van de interne bereikbaarheid:
Project: Onderzoeken en adviseren over het opzetten van eigen e-mailadressen of een gezamenlijke digitale werkomgeving (bijvoorbeeld via Microsoft 365) voor bestuur, commissies en werkgroepen.
Impact: Maakt samenwerking en communicatie veel efficiënter en professioneler.
Website updates & beheer:
Taak/Project: Regelmatig de website actualiseren met het laatste nieuws, activiteiten en informatie voor leden en aspirant-leden.
Impact: Een actuele website is hét digitale visitekaartje en informatiepunt voor de buitenwereld, kandidaat-leden en geïnteresseerden in onze vereniging.
📝 Content & Informatievoorziening
Redactie en frequentie van de nieuwsbrief:
Taak: Verantwoordelijk voor het verzamelen van onderwerpen, schrijven, opmaken en versturen van de digitale nieuwsbrief (TV Oostvliet en mogelijk NT-nieuws).
Impact: Zorgt voor regelmatige en interessante updates voor al onze leden.
Ontwikkelen van een “Vereniging Organisatie Folder”:
Project: Het samenstellen van een aantrekkelijke informatiefolder voor aspirant-leden en nieuwe leden. Hierin staat de achtergrond, opbouw van de vereniging, een uitgebreide beschrijving van vrijwilligerstaken en een overzicht van de contactpersonen.
Impact: Maakt het voor nieuwe leden veel makkelijker om hun weg te vinden en zich thuis te voelen.
Consistentie van logo & kleuren:
Project: Toezien op en adviseren over het consistente gebruik van het nieuwe logo en de logokleuren in alle uitingen (digitaal en print).
Impact: Zorgt voor een professionele en herkenbare uitstraling van onze vereniging.
📣 Fysieke Informatiepunten op het complex
Inrichting en beheer van informatiepunten in de kantine:
Taak: Zorgen dat in de kantine altijd actuele en overzichtelijke papieren informatie beschikbaar is. Denk hierbij aan:
De Vereniging Organisatie Folder.
Overzicht van vrijwilligersvacatures en algemene info over vrijwilligerswerk.
Geprinte versies van de nieuwsbrief.
Aankondigingen, evenementen en flyers (ook van LVO en Natuurlijk Tuinieren).
Contactgegevens van bestuur en commissies.
Affiches van evenementen, het jaaroverzicht en activiteiten.
Notulen van de ALV.
Impact: De kantine wordt een levendig en goed geïnformeerd centraal punt.
Beheer en vernieuwing van het informatiebord (kantine):
Taak/Project: Het actueel houden van het grote informatiebord in de kantine, mogelijk met een tweezijdig bruikbaar bord (binnen en buiten leesbaar).
Impact: Essentiële informatie is altijd direct zichtbaar voor iedereen.
Prikbord met vraag & aanbod:
Project: Het opzetten en stimuleren van een eenvoudig prikbord in de kantine voor leden die korte vraag- en aanbodkaartjes willen plaatsen (bijvoorbeeld: ‘gezocht: kruiwagen’ of ’te koop: tomatenplanten’).
Impact: Stimuleert onderlinge hulp en gemeenschapszin.
Buiten communicatie: Aankondigingen langs de paden:
Project: Het beheren en actualiseren van waterdichte wissellijst bordjes die verspreid langs de paden hangen, voor belangrijke aankondigingen of herinneringen.
Impact: Zorgt ervoor dat ook buiten op het complex iedereen snel op de hoogte is van belangrijke mededelingen.
Korte uitleg AVG (Privacy regels) voor de Communicatiecommissie
Als communicatiecommissie werken we met persoonsgegevens van onze leden. Denk aan namen, e-mailadressen, tuinnummers en soms foto’s. De AVG is de wet die de privacy van mensen beschermt.
Wij hoeven geen juristen te worden, maar we moeten wel zorgen dat we netjes met deze gegevens omgaan. Dit zijn de vier belangrijkste spelregels voor ons werk:
1. De heilige ‘BCC’-regel bij e-mails Verstuur je een e-mail naar een grote groep leden (zoals de nieuwsbrief)? Zet de e-mailadressen van de ontvangers altijd in de BCC-regel, nooit in de ‘Aan’ of ‘CC’.
Waarom? Als je ‘CC’ gebruikt, ziet iedereen elkaars e-mailadres. Dat is een datalek. Alleen als een klein groepje actief samenwerkt in een project en daar toestemming voor heeft gegeven, mag de ‘CC’ of ‘Aan’ gebruikt worden.
2. Doelbinding: Alleen voor verenigingszaken Je hebt toegang tot de ledenlijst om te communiceren over zaken van de tuinvereniging.
De regel: Je mag deze gegevens nooit voor andere doelen gebruiken. Je mag de lijst dus niet delen met buitenstaanders (commerciële partijen) en je mag hem ook niet privé gebruiken (bijvoorbeeld om leden uit te nodigen voor je eigen verjaardag of om je auto te koop aan te bieden).
3. Foto’s op de website of in de nieuwsbrief We laten graag zien hoe mooi ons complex is. Maar pas op met foto’s van mensen.
Sfeerbeelden: Een overzichtsfoto van een drukke barbecue waar mensen onherkenbaar of in een grote groep op staan, mag meestal wel.
Portretten: Wil je een foto plaatsen waar één lid of een klein groepje duidelijk herkenbaar op staat (close-up)? Vraag dan altijd even mondeling, of liever nog via app/mail, om toestemming vóórdat je de foto plaatst.
Bezwaar: Als een lid vraagt om een foto van hen te verwijderen, doe dit dan direct.
4. Laat niks slingeren (Dataminimalisatie & Beveiliging) Werk je met een geprinte ledenlijst? Laat die niet op de tafel in de kantine liggen of onbeheerd achter in je tuinhuisje. Gooi oude lijsten niet zomaar bij het oud papier, maar versnipper ze. Werk je digitaal? Zorg dat je computer of telefoon goed beveiligd is met een wachtwoord.
De gouden regel: Vraag jezelf bij twijfel altijd af: “Zou ik het fijn vinden als mijn eigen gegevens of foto op deze manier gebruikt zouden worden?” Is het antwoord ‘nee’ of ‘weet ik niet zeker’, overleg dan even met het bestuur.
Meedoen in de communicatiecommissie is niet alleen nuttig, maar ook heel leuk! Om je direct op weg te helpen, hier een paar tips die van pas komen:
Wees nieuwsgierig: Loop rond op het complex, spreek andere leden aan, en luister goed. Waar is behoefte aan? Welke verhalen leven er? Dat is goud voor goede communicatie!
Deel je ideeën: Elk idee, groot of klein, is welkom. Samen bouwen we aan betere communicatie. Er zijn geen domme vragen of foute suggesties.
Kijk met een frisse blik: Stel je voor dat je net nieuw bent bij de vereniging of geen idee hebt van ‘hoe het hoort’. Zou de informatie dan duidelijk zijn?
Houd het kort en krachtig: In de meeste communicatie geldt: hoe korter, hoe beter. Mensen hebben weinig tijd.
Vraag toestemming bij foto’s: Zoals vermeld bij de AVG, vraag altijd even of je een herkenbare foto mag plaatsen. Een simpel “Mag deze foto in de nieuwsbrief?” doet wonderen.
Werk samen: Je staat er niet alleen voor! Overleg met andere commissieleden of het bestuur. Sparren leidt vaak tot de beste resultaten.
Het mag ook informeel: Niet alles hoeft een officieel project te zijn. Zie je een kans om iets te verbeteren? Pak het op! Een korte melding op het kantinebord of een fotootje voor de website is zo gedaan.
Plezier is de beste motivator: Het is vrijwilligerswerk, dus zorg dat je er zelf ook plezier aan beleeft. Het mag leuk zijn om samen aan een beter geïnformeerde vereniging te werken!
We kijken ernaar uit om met je samen te werken!
Zoals je ziet, is er genoeg te doen! Heb je al een idee wat bij jou past? Vul dan het aanmeldformulier hier in!